Regulamin

Regulamin konferencji „Współczesna Geologia Samorządowa” – 16-20.11.2026 r. Ostróda

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników Konferencji. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji, zasady organizacyjne oraz płatności.
2. Organizatorem Konferencji jest Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy Rakowiecka 4, 00-975 Warszawa.
3. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
   1. Regulamin – niniejszy regulamin Konferencji;
   2. Organizator – Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy Rakowiecka 4, 00-975 Warszawa - NIP: 525 000 80 40;
   3. Konferencja – 5. Konferencja „Współczesna Geologia Samorządowa” - Ostróda, 16-19 listopada 2026 r.;
   4. Uczestnik – osoba fizyczna uczestnicząca w Konferencji: wolny słuchacz, prelegent lub wystawca po uprzedniej rejestracji za pomocą formularza rejestracyjnego na Stronie www oraz potwierdzeniu uczestnictwa przez Organizatora;
   5. Zamawiający – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, która deleguje Uczestnika do udziału w Konferencji i opłaca udział Uczestnika w Konferencji;
   6. Strona www – strona Konferencji dostępna pod adresem https://www.pgi.gov.pl/geologia-samorzadowa/bloki-tematyczne/konferencja/5-ogolnopolska-konferencja-wspolczesna-geologia-samorzadowa.html;
   7. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników;
   8. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego i Uczestnika Regulaminu;
   9. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować zgodność Konferencji z jej opisem.

II. WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Rejestracji należy dokonać poprzez formularz rejestracyjny na Stronie www.
2. Każdy Uczestnik powinien dokonać osobistego zgłoszenia udziału w Konferencji.
3. Potwierdzeniem rejestracji jest otrzymanie od Organizatora wiadomości zwrotnej potwierdzającej udział w konferencji.
4. Zawarcie umowy pomiędzy Zamawiającym a Organizatorem następuje z datą otrzymania potwierdzenia udziału w Konferencji.
5. W przypadku płatnego udziału, opłatę należy dokonać zgodnie z trybem opisanym w pkt. IV Regulaminu.
6. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy z Zamawiającym w terminie 10 dni roboczych od daty jej zawarcia, jeżeli liczba zgłoszonych na Konferencję Uczestników przekroczy ich planowaną liczbę.
7. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Konferencji w każdym czasie, za zwrotem na rzecz Zamawiających wpłaconej opłaty w pełnej wysokości, jeśli Konferencja nie będzie mogła się odbyć z winy Organizatora.

III. ZASADY KONFERENCJI

1. O zamknięciu listy Uczestników, Organizator powiadomi bez zbędnej zwłoki komunikatem zamieszczonym na stronie www.
2. Uczestnik ma obowiązek podania w formularzu rejestracyjnym poprawnych danych. Podanie nieprawidłowych danych Uczestnika może uniemożliwić rejestrację na Konferencję.
3. Organizator ustala Program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, także w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. Zmiana programu Konferencji nie może stanowić podstawy do kierowania roszczeń wobec Organizatora.
4. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za szkody w obiektach, w których prowadzone są działania związane z Konferencją, spowodowane przez niego lub oddelegowanych przez niego Uczestników.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

IV. WARUNKI I TERMINY PŁATNOŚCI

1. Obowiązującym sposobem płatności jest płatność przelewem na konto:
   

   Bank: Oddział PKO Bank Polski
   nr konta:
   Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy
   ul. Rakowiecka 4, 00-975 Warszawa

2. Cena za udział w Konferencji jest podana na stronie www i obejmuje wyłącznie zakres świadczeń tam wyszczególnionych.

V. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

1. Rezygnacja przez Zamawiającego z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. z informacją o anulowaniu zgłoszenia. Wiadomość powinna zawierać imię i nazwisko Zamawiającego/Uczestników.
2. Dopuszcza się zamianę Uczestnika oddelegowanego przez Zamawiającego, jednakże po uprzednim powiadomieniu Organizatorów o tym fakcie poprzez wysłanie wiadomości na adres email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji.
3. Rezygnacja z udziału w Konferencji do dnia 3 listopada 2026 r. nie powoduje żadnych kosztów po stronie Zamawiającego, a wpłacona kwota podlega zwrotowi w pełnej wysokości.
4. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym Organizator zastrzega sobie prawo do pobrania z wpłaconych kwot opłaty manipulacyjnej w następującej wysokości:
   1. 50% ceny za udział w Konferencji – w przypadku zgłoszenia rezygnacji w okresie od 3 listopada 2026 r. do 6 listopada 2026 r.;
   2. 100% ceny za udział w Konferencji – w przypadku zgłoszenia rezygnacji po dniu 6 listopada 2026 r.

VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I WIZERUNKU

1. Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy (dale PIG-PIB) jest administratorem danych osobowych Uczestników. Szczegóły na temat przetwarzania danych osobowych przez PIG-PIB znajdują się w informacji na temat przetwarzania danych osobowych stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Na potrzeby tworzenia przez Organizatora dokumentacji z Konferencji Uczestnicy zgadzają się na wykorzystanie swojego wizerunku na zdjęciach i w filmach nagrywanych podczas jej trwania, w szczególności w trakcie trwania obrad oraz imprez towarzyszących Konferencji. Materiały te będą wykorzystane wyłącznie w celu promocji Konferencji oraz jej kolejnych edycji w sposób profesjonalny.
3. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że Organizator może przygotować imienne identyfikatory, na których zostaną zamieszczone następujące informacje: imię, nazwisko, nazwa/instytucji.

VII. POSTANOWIENIA DODATKOWE

1. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień w Regulaminie, z zastrzeżeniem powiadomienia o nich Zamawiającego w formie wysłania e-maila na adres podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku akceptacji zmian w Regulaminie, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do odstąpienia od umowy oraz pełnego zwrotu wpłaconej zaliczki.

Załącznik nr 1 - Klauzula informacyjna

Klauzula informacyjna dla uczestników konferencji WGS realizowanej w ramach projektu "Geologia Samorządowa - wsparcie administracji geologicznej w zakresie geologii, górnictwa, ochrony środowiska i przepisów prawa"

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej jako „RODO”, informujemy że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie (00-075) przy ul. Rakowieckiej 4, dalej ,,PIG-PIB”;
2. z Administratorem można kontaktować się:
   • listownie, na adres siedziby PIG-PIB,
   • pod adresem e-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.,
   • telefonicznie: 22 459 20 20;
3. w PIG-PIB został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, dalej zwany „IOD", z którym może Pani kontaktować się pod adresem poczty elektronicznej This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. lub pisemnie, na adres siedziby Administratora;
4. Pani/Pana dane osobowe, w tym wizerunek w formie zdjęć i nagrań wideo, będą przetwarzane w celu organizacji i realizacji konferencji pn. „Współczesna Geologia Samorządowa”. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
   • art. 6 ust.1 lit. a RODO – na podstawie udzielonej zgody,
   • art. 6 ust.1 lit. b RODO – w celu wykonania zawartej z Panią/Panem umowy, w przypadku odpłatnego udziału w konferencji,
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu wynikającym z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest ewentualne dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami;
5. odbiorcami Pani/Pana danych mogą być (i) podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności podmioty świadczące usługi IT, księgowe, prawne, audytowe, przechowywania i niszczenia dokumentów, (ii) osoby zatrudnione w PIG-PIB, (iii) podmioty uprawnione do żądania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa;
6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w okresie realizacji projektu, a po jego zakończeniu przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych;
7. posiada Pani/Pan prawo – w przypadkach i na zasadach określonych w RODO, do:
   • żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii – zgodnie z art. 15 RODO,
   • sprostowania swoich danych osobowych – zgodnie z art. 16 RODO,
   • żądania usunięcia swoich danych osobowych – zgodnie z art. 17 RODO,
   • żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych – zgodnie z art. 18 RODO,
   • przenoszenia swoich danych osobowych – zgodnie z art. 20 RODO,
   • wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych – zgodnie z art. 21 RODO.
     
     W zakresie w jakim Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Mają Państwo również prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, w sytuacji gdy dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego.
     
     W celu skorzystania z wyżej wymienionych praw należy skontaktować się z PIG-PIB lub IOD, korzystając ze wskazanych powyżej danych kontaktowych.
8. posiada Pani/Pan prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że PIG-PIB przetwarza Pani/Pana dane osobowe z naruszeniem przepisów RODO;
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych (poza Europejski Obszar Gospodarczy);
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą podlegały profilowaniu.