Regulamin

Regulamin konferencji „Współczesna Geologia Samorządowa” – 16-19.11.2026 r. Ostróda

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników Konferencji. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji, zasady organizacyjne oraz płatności.
2. Organizatorem Konferencji jest Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy Rakowiecka 4, 00-975 Warszawa.
3. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
   1. Regulamin – niniejszy regulamin Konferencji;
   2. Organizator – Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy Rakowiecka 4, 00-975 Warszawa - NIP: 525 000 80 40;
   3. Konferencja – 5. Konferencja „Współczesna Geologia Samorządowa” - Ostróda, 16-19 listopada 2026 r.;
   4. Uczestnik – osoba fizyczna uczestnicząca w Konferencji: Uczestnik, Prelegent lub Wystawca po uprzedniej rejestracji za pomocą formularza rejestracyjnego dostępnego na Stronie www oraz potwierdzeniu uczestnictwa przez Organizatora;
   5. Zamawiający – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, która deleguje Uczestnika do udziału w Konferencji i opłaca udział Uczestnika w Konferencji;
   6. Strona www – strona Konferencji dostępna pod adresem https://www.pgi.gov.pl/geologia-samorzadowa/bloki-tematyczne/konferencja/5-ogolnopolska-konferencja-wspolczesna-geologia-samorzadowa.html;
   7. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników;
   8. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego i Uczestnika Regulaminu;
   9. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować zgodność Konferencji z jej opisem.

II. WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Rejestracji należy dokonać poprzez formularz rejestracyjny na Stronie www.
2. Każdy Uczestnik powinien dokonać osobistego zgłoszenia udziału w Konferencji.
3. Potwierdzeniem rejestracji jest otrzymanie od Organizatora wiadomości zwrotnej potwierdzającej udział w konferencji.
4. Zawarcie umowy pomiędzy Zamawiającym a Organizatorem następuje z datą otrzymania potwierdzenia udziału w Konferencji.
5. W przypadku płatnego udziału, opłatę należy dokonać zgodnie z trybem opisanym w rozdziale IV Regulaminu.
6. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy z Zamawiającym w terminie 10 dni roboczych od daty jej zawarcia, jeżeli liczba zgłoszonych na Konferencję Uczestników przekroczy ich planowaną liczbę.
7. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Konferencji w każdym czasie, za zwrotem na rzecz Zamawiających wpłaconej opłaty w pełnej wysokości, jeśli Konferencja nie będzie mogła się odbyć z winy Organizatora.

III. ZASADY KONFERENCJI

1. O zamknięciu listy Uczestników, Organizator powiadomi bez zbędnej zwłoki komunikatem zamieszczonym na Stronie www.
2. Uczestnik ma obowiązek podania w formularzu rejestracyjnym poprawnych danych. Podanie nieprawidłowych danych Uczestnika może uniemożliwić rejestrację na Konferencję.
3. Organizator ustala Program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, także w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. Zmiana programu Konferencji nie może stanowić podstawy do kierowania roszczeń wobec Organizatora.
4. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za szkody w obiektach, w których prowadzone są działania związane z Konferencją, spowodowane przez niego lub oddelegowanych przez niego Uczestników.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

IV. WARUNKI I TERMINY PŁATNOŚCI

1. Obowiązującym sposobem płatności jest płatność przelewem na konto:
   

   Bank: Oddział PKO Bank Polski
   nr konta:
   Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy
   ul. Rakowiecka 4, 00-975 Warszawa

2. Cena za udział w Konferencji jest podana na Stronie www i obejmuje wyłącznie zakres świadczeń tam wyszczególnionych.

V. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

1. Rezygnacja przez Zamawiającego z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. z informacją o anulowaniu zgłoszenia. Wiadomość powinna zawierać imię i nazwisko Zamawiającego/Uczestników.
2. Dopuszcza się zamianę Uczestnika oddelegowanego przez Zamawiającego, jednakże po uprzednim powiadomieniu Organizatorów o tym fakcie poprzez wysłanie wiadomości na adres email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji.
3. Rezygnacja z udziału w Konferencji do dnia 3 listopada 2026 r. nie powoduje żadnych kosztów po stronie Zamawiającego, a wpłacona kwota podlega zwrotowi w pełnej wysokości.
4. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym Organizator zastrzega sobie prawo do pobrania z wpłaconych kwot opłaty manipulacyjnej w następującej wysokości:
   1. 50% ceny za udział w Konferencji – w przypadku zgłoszenia rezygnacji w okresie od 3 listopada 2026 r. do 6 listopada 2026 r.;
   2. 100% ceny za udział w Konferencji – w przypadku zgłoszenia rezygnacji po dniu 6 listopada 2026 r.

VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I WIZERUNKU

1. Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy (dalej "PIG-PIB") jest administratorem danych osobowych Uczestników. Szczegóły na temat przetwarzania danych osobowych przez PIG-PIB znajdują się w informacji na temat przetwarzania danych osobowych stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Na potrzeby tworzenia przez Organizatora dokumentacji z Konferencji Uczestnicy zgadzają się na wykorzystanie swojego wizerunku na zdjęciach i w filmach nagrywanych podczas jej trwania, w szczególności w trakcie trwania obrad oraz imprez towarzyszących Konferencji. Materiały te będą wykorzystane wyłącznie w celu promocji Konferencji oraz jej kolejnych edycji w sposób profesjonalny.
3. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że Organizator może przygotować imienne identyfikatory, na których zostaną zamieszczone następujące informacje: imię, nazwisko, nazwa/instytucji.

VII. POSTANOWIENIA DODATKOWE

1. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień w Regulaminie, z zastrzeżeniem powiadomienia o nich Zamawiającego w formie wysłania e-maila na adres podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku akceptacji zmian w Regulaminie, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do odstąpienia od umowy oraz pełnego zwrotu wpłaconej zaliczki.

Załącznik nr 1 - Klauzula informacyjna

Klauzula informacyjna dla Uczestników konferencji pn. „Współczesna Geologia Samorządowa” realizowanej w ramach projektu „Geologia Samorządowa – wsparcie administracji geologicznej w zakresie geologii, górnictwa, ochrony środowiska i przepisów prawa”

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej jako „RODO”, informujemy że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie (00-075) przy ul. Rakowieckiej 4, dalej ,,PIG-PIB”;
2. z Administratorem można kontaktować się:
   • listownie, na adres siedziby PIG-PIB,
   • pod adresem e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
   • telefonicznie: 22 459 20 20;
3. w PIG-PIB został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, dalej zwany „IOD", z którym może Pani kontaktować się pod adresem poczty elektronicznej Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie, na adres siedziby Administratora;
4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   a) organizacji i realizacji w dniach 16-19.11.2026 r. konferencji pn. „Współczesna Geologia Samorządowa”, dalej „Konferencja”, w tym obsługi rejestracji oraz udziału w wydarzeniu:
   
   • w przypadku uczestników indywidualnych (B2C) podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem [art. 6 ust. 1 lit. b RODO],
   • w przypadku osób reprezentujących osoby prawne lub jednostki organizacyjne (klientów B2B) podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes PIG-PIB, polegający na realizacji umowy zawartej z Pani/Pana pracodawcą lub podmiotem, który Panią/Pana zgłosił [art. 6 ust. 1 lit. f RODO],
   b) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na PIG-PIB, wynikających z przepisów dotyczących podatków i rachunkowości – w przypadku wzięcia udziału w Konferencji w formule odpłatnej [podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO],
   c) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na PIG-PIB, wynikających z przepisów dotyczących archiwizacji [podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO],
   d) przeprowadzenia działań wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIG-PIB [podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO], w szczególności:
   
   • utrzymywania z Panią/Panem kontaktu w sprawach związanych z organizacją, przebiegiem i obsługą logistyczną Konferencji (zarówno jako Uczestnika, jak i osoby zgłaszającej Uczestnika),
   • obsługi organizacyjnej, administracyjnej oraz informatycznej Konferencji,
   • ustalania i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami o charakterze cywilnoprawnym, jakie mogą pojawić się w związku z organizacją lub udziałem w Konferencji,
   e) dokumentowania oraz promowania Konferencji poprzez utrwalanie i rozpowszechnianie Pani/Pana wizerunku w formie zdjęć oraz nagrań wideo [podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO];
5. podanie przez Panią/Pana danych osobowych w celach związanych z organizacją i realizacją Konferencji oraz wykonaniem obowiązków prawnych przez PIG-PIB jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji; konsekwencją odmowy podania danych będzie brak możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu; w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (wizerunek), podanie danych jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w Konferencji;
6. dobrowolne wyrażenie zgody na przetwarzanie wizerunku na gruncie RODO stanowi jednocześnie zezwolenie na jego rozpowszechnianie przez PIG-PIB w celach promocyjnych Konferencji oraz jej kolejnych edycji oraz w celach sprawozdawczych, na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
7. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym usługi na rzecz PIG-PIB, w szczególności usługi organizacyjne, teleinformatyczne, prawne, audytorskie, hotelarskie oraz usługi w zakresie archiwizacji i niszczenia dokumentów;
8. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
   a) w celu organizacji i realizacji Konferencji – przez czas niezbędny do rejestracji, przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia wydarzenia, a po tym czasie do momentu przedawnienia roszczeń wynikających z udziału w Konferencji,
   b) w celu wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych – przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z opłatą za Konferencję,
   c) w celu archiwizacji dokumentacji – przez okresy wymagane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, zbieżne z terminami przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej (5 lat),
   d) w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (kontakt, administracja, roszczenia) – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (standardowo 3 lata od zakończenia roku, w którym odbyła się Konferencja) lub do momentu wniesienia przez Panią/Pana skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
   e) w celu dokumentowania i promowania Konferencji (dot. wizerunku) – do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody lub do momentu zaprzestania wykorzystywania materiałów promocyjnych przez PIG-PIB, jednak nie dłużej niż przez okres 5 lat od zakończenia Konferencji;
9. posiada Pani/Pan prawo – w przypadkach i na zasadach określonych w RODO, do:
   a) żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii – zgodnie z art. 15 RODO,
   b) sprostowania swoich danych osobowych – zgodnie z art. 16 RODO,
   c) żądania usunięcia swoich danych osobowych – zgodnie z art. 17 RODO,
   d) żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych – zgodnie z art. 18 RODO,
   e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych – zgodnie z art. 21 RODO;
10. w zakresie w jakim Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
11. w celu skorzystania z wyżej wymienionych praw należy skontaktować się z PIG-PIB lub IOD, korzystając ze wskazanych powyżej danych kontaktowych;
12. posiada Pani/Pan prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że PIG-PIB przetwarza Pani/Pana dane osobowe z naruszeniem przepisów RODO;
13. Pani/Pana dane osobowe w zakresie wizerunku (oraz ewentualnie głosu i danych identyfikacyjnych zawartych w materiałach z konferencji) będą przekazywane do państwa trzeciego (Stanów Zjednoczonych Ameryki) w związku z ich publikacją w mediach społecznościowych oraz na platformach internetowych, takich jak Facebook, YouTube oraz LinkedIn. Podstawą prawną tego transferu jest decyzja Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework). Dostawcy tych platform: Meta Platforms, Inc. (Facebook), Google LLC (YouTube) oraz LinkedIn Corporation (LinkedIn) posiadają aktywne certyfikaty zgodności w tym programie. W pozostałym zakresie Pani/Pana dane nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.
14. w oparciu o Pani/Pana dane osobowe PIG-PIB nie będzie podejmował decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym decyzji będących wynikiem profilowania, które miałyby wpływ na Pani/Pana sytuację prawną lub mogłyby w inny sposób wpływać na Pani/Pana prawa lub obowiązki.