Polityka prywatności

Polityka prywatności Państwowego Instytutu Geologicznego – Państwowego Instytutu Badawczego z siedzibą w Warszawie

I Informacje wstępne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych przez Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy (dalej „PIG-PIB”) z siedzibą w Warszawie.

W Rozdziale II Polityki prywatności „Dane osobowe – klauzula informacyjna” chcielibyśmy poinformować Państwa w jakich przypadkach, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzamy Państwa dane osobowe. W rozdziale III ,,Prowadzenie stron www” opisujemy szczegółowe zasady ochrony prywatności użytkowników serwisu internetowego www.pgi.gov.pl.


II Dane osobowe - Klauzula informacyjna

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Państwowemu Instytutowi Geologicznemu – Państwowemu Instytutowi Badawczemu swoje dane osobowe, pragniemy poinformować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo.

Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w PIG-PIB zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO przekazujemy Państwu następujące informacje:

Administrator danych

Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest PIG-PIB z siedzibą w Warszawie przy ul. Rakowieckiej 4, 00-975 Warszawa, tel. (+48) 22 45 92 000, fax. tel. (+48) 22 45 92 001, email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Inspektor Ochrony Danych

W PIG-PIB wyznaczono Inspektora Ochrony Danych - Pani Paulina Osobińska, z którą mogą się Państwo skontaktować w sprawach ochrony i przetwarzania danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres siedziby PIG-PIB.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

W PIG-PIB przetwarzamy dane osobowe w ściśle określonym i minimalnym zakresie niezbędnym dla osiągnięcia następujących celów:

Okoliczności przetwarzania danych osobowych przez PIG-PIB   Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych   Uzasadniony cel przetwarzania danych osobowych 
 Zawarcie i wykonanie umów cywilnoprawnych

 Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c) i e) RODO

Administrator przetwarza dane osobowe przez czas trwania umowy, do momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania w przypadkach nakazanych prawem lub też dalsze przetwarzanie tych danych będzie konieczne dla realizacji zadania realizowanego w interesie publicznym

Przetwarzanie danych osobowych przez PIG-PIB jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy

W przypadku umów, w których PIG-PIB występuje jako zamawiający w wyniku udzielonego zamówienia publicznego, przetwarzanie danych następuje także w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na PIG – PIB oraz w celu realizacji zadań realizowanych w interesie publicznym (w szczególności w zakresie wykonywanych przez PIG-PIB zadań Państwowej Służby Geologicznej/Państwowej Służby Hydrogeologicznej zgodnie z przepisami PGG i Prawa Wodnego

 Prowadzenie serwisu internetowego

  Art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i e) RODO

Dane osobowe będą przetwarzane z uwzględnieniem wymogów Google Ireland Limited, najpóźniej do180 dni od wycofania zgody przez użytkownika

 PIG-PIB przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego (dane zawarte w plikach cookies) w celach statystycznych, marketingowych, dostosowania zawartości stron do preferencji użytkownika.. Przetwarzanie danych następuje także w celu realizacji usługi (newsletter). Cele przetwarzania uszczegółowiono w Rozdziale III Polityki prywatności
 Prowadzenie sklepu internetowego

 Art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i e) RODO

Administrator przetwarza dane osobowe przez czas trwania umowy i realizacji zamówienia, do momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych

 Sklep internetowy zbiera następujące dane osobowe podczas dokonywania zakupów i procesu rejestracji:

A) nazwisko i imię lub nazwę firmy
B) NIP firmy
C) Adres zamieszkania lub siedziby firmy
D) Adres poczty elektronicznej
E) Numer telefonu do kontaktu
F) Adres wysyłki, jeśli inny niż w wskazany w lit. C).

Przetwarzanie przez PIG-PIB ww. danych osobowych umożliwia zawarcie umowy, jej realizację oraz rozliczenie stron transakcji, jak również pozwala realizować cele marketingowe (informacja o nowych produktach)
 Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi

 Art. 6 ust. 1 lit. f) i c) RODO

Do momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych, a w przypadku wszczęcia postępowań na drodze sądowej w celu dochodzenia roszczeń -do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. W przypadku zamówień publicznych z reguły 4 lata (szczegóły poniżej)

Administrator może przetwarzać dane pracowników/współpracowników klientów lub kontrahentów, a także podmiotów biorących udział w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, które mogą powstać w związku z realizacją umów lub prowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego
 Zamówienia publiczne

 Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO

Dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy

 Przetwarzanie danych osobowych następuje w celu związanym
z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, które jest jawne (art. 8 PZP) i stanowi realizację obowiązku wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny (art. 44 ust. 3 u.f.p.)
Przechowywanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej (kat. A i B) Przechowywanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych 

 Art. 6 ust. 1 lit. f) i c) RODO

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń

 Przetwarzanie danych następuje w celach archiwalnych wobec prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia i przechowania danych osobowych, na wypadek prawnej potrzeby potwierdzenia faktów, a także stanowi realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowego i rachunkowego
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i płacowej

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca winien przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 (od ustania stosunku pracy dla umów zawartych w 2019 roku) lub 50 lat (od ustania stosunku pracy dla umów zawartych do 2018 r. włącznie). Akta osobowe – kat. BE50 – po upływie okresu przechowywania powinny być poddane ekspertyzie pod kątem przekwalifikowania na kat. A. Dokumentacja płacowa jest przechowywana przez 50 lat od ustania stosunku pracy

Obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych i płacowych wynika z przepisów prawa, w szczególności z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Monitoring

Art. 9 ust. 2 lit. a) i b) RODO

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora następuje w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i gości, ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji i następuje na podstawie wyrażonej zgody. W przypadku pracowników przetwarzanie danych osobowych wynika również z przepisu prawa (art. 222 KP)
Prowadzenie rekrutacji

 Art. 6 ust. 1 lit. a), c) i f) RODO

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy na podstawie art. 22(1) KP. Przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż określony w/w przepisie następuje na podstawie zgody kandydata w uzasadnionym celu PIG-PIB, jakim jest umożliwienie kontaktu z kandydatem i udział w przyszłych rekrutacjach.


Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych w tabeli, za wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa, dla których podanie danych jest obowiązkowe (np. zamówienia publiczne, dane związane z zatrudnieniem).

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością PIG-PIB będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie,
    w szczególności: podmiotom świadczącym usługi informatyczne, jak również dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, w tym Microsoft
    i ORACLE, ,bankom, podmiotom świadczącym pomoc prawną, usługi informatyczne, audytorskie, kurierskie i pocztowe. Podstawę przetwarzania stanowić będą umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zapewniające bezpieczeństwo tych danych. Powierzenie danych innym podmiotom następuje tylko i wyłącznie w zakresie i celu opisanym w niniejszej Polityce.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych osobowych

Na zasadach określonych w RODO, osobie, której dane są przetwarzane przez PIG-PIB przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych – korzystając z tego prawa mogą Państwo uzyskać szczegółowe informacje dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez PIG-PIB, np. jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, komu przekazujemy. W ramach prawa dostępu można uzyskać kopie danych osobowych podlegających przetwarzaniu,
  • sprostowania swoich danych osobowych – mogą Państwo zgłosić konieczność poprawienia danych lub ich uzupełnienia, jeżeli są niezgodne ze stanem faktycznym (art. 16 RODO),
  • usunięcia swoich danych osobowych – na podstawie złożonego wniosku PIG-PIB dokona usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 17 RODO (np. jeśli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, albo trwa dłużej niż jest to konieczne). Prawo do usunięcia danych nie dotyczy między innymi sytuacji, w których dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym),
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych – w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO, w razie kwestionowania prawidłowości przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku możliwe jest jedynie przechowywanie danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych- na podstawie tego prawa są Państwo uprawnieni do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f. (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). W takim przypadku administrator nie będzie przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszeń. Prawo do sprzeciwu uregulowano szczegółowo w art. 21 RODO,
  • przenoszenia swoich danych osobowych - ma zastosowanie jedynie w przypadkach, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany. W ramach tego prawa możliwe jest zlecenie administratorowi przesłania danych bezpośrednio innemu podmiotowi. Zasady korzystania z prawa przenoszenia danych określa art. 20 RODO.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem:

eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Ponadto osobie, która uzna, że przetwarzanie przez PIG-PIB dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji pod adresem: uodo.gov.pl/pl/p/skargi

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwagi na wykorzystywane rozwiązania teleinformatyczne dostarczane przez Microsoft i ORACLE.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, czy też miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.

III Prowadzenie stron www

Niniejsza Polityka prywatności określa również szczegółowe zasady gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych pozyskanych od Państwa przez serwis internetowy Państwowego Instytutu Geologicznego - Państwowego Instytutu Badawczego (PIG-PIB) dostępny pod adresem internetowym www.pgi.gov.pl (dalej nazywany Witryną).

Serwis internetowy dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia poszanowania Państwa prywatności i ochrony udzielonych informacji osobowych podczas korzystania z witryny oraz w tym celu podejmuje wszelkie niezbędne działania.

Jakie dane zbiera serwis internetowy w sposób automatyczny podczas korzystania z Witryny?

Serwis internetowy nie zbiera w sposób automatyczny żadnych danych, z wyjątkiem danych zawartych w plikach cookies podczas samego korzystania z Witryny.

Co to są pliki Cookies?

Pliki cookies (tzw. "ciasteczka") są krótkim ciągiem danych informatycznych, przechowywanych na urządzeniu końcowym użytkownika, czyli Państwa komputerze. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

  • tworzenia statystyk, które pomagają ulepszać treści naszego serwisu oraz diagnozować ewentualne problemy,
  • utrzymania sesji użytkownika serwisu (po zalogowaniu), dzięki czemu użytkownik nie musi na każdej podstronie ponownie wpisywać loginu i hasła,
  • służą do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane są do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania sesji podczas odwiedzin naszego serwisu.

Pliki cookies wykorzystywane przez nasz serwis internetowy mogą mieć charakter tymczasowy lub trwały. Tymczasowe pliki cookies są usuwane z chwilą zamknięcia przeglądarki, natomiast stałe cookies są przechowywane także po zakończeniu korzystania przez Państwa z Witryny i służą do przechowywania informacji takich jak Państwa hasło czy login (jeśli podczas logowania wybiorą Państwo opcję "zapamiętaj hasło i login dla tej witryny"), co przyspiesza i ułatwia korzystanie z Witryny. W każdym wypadku mogą Państwo zablokować instalowanie plików cookies lub usunąć stałe pliki cookies, wykorzystując stosowne opcje Państwa przeglądarki internetowej. W razie problemów doradzamy skorzystać z pliku pomocy przeglądarki lub skontaktować się z producentem przeglądarki, z której Państwo korzystacie.

Obok plików cookies serwis internetowy może również gromadzić dane zwyczajowo zbierane przez administratorów systemów internetowych w ramach tzw. logów lub plików dziennika. Informacje zawarte w logach mogą obejmować m.in. Państwa adres IP, rodzaj platformy i przeglądarki internetowej, dostawcę Internetu oraz adres strony, z której weszliście Państwo na Witrynę. Niektóre podstrony w ramach Witryny oraz inne środki komunikacji z Państwem mogą zawierać tzw. web beacons” (tzw. elektroniczne obrazki). Web beacons pozwalają na otrzymanie informacji takich jak np. adres IP komputera, na który załadowana została strona, na której web beacon został zamieszczony, numer URL strony, czas załadowania strony, rodzaj przeglądarki, jak również informacje zawarte w cookies, w celu oceny efektywności naszych reklam. Dane te będą archiwizowane i wykorzystywane w celach analizy statystycznej i oceny globalnego ruchu użytkowników Witryny. Dane te nie będą łączone z przekazanymi przez Państwo danymi osobowymi.

Jakie dane zbiera serwis internetowy podczas rejestracji do newslettera?

Serwis internetowy będzie od Państwa zbierał następujące dane osobowe podczas rejestracji do newslettera: adres email, tj. adres poczty elektronicznej.

Podanie powyższych danych jest dobrowolne, lecz konieczne dla dalszego procesu otrzymywania newslettera z naszego serwisu.

Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich poprawiania. W celu realizacji tego uprawnienia prosimy o wysłanie maila na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. z opisem Państwa prośby/modyfikacji.

Wykorzystanie adresów email

O ile Państwo wyraziliście na to zgodę (zapis do newslettera), podany przez Państwa adres e-mail będzie wykorzystywany w celach marketingowych produktów PIG-PIB oraz partnerów. Zgoda może być cofnięta w każdym momencie.

Środki techniczne i Państwa obowiązki

Serwis internetowy dokłada wszelkich możliwych starań, aby zabezpieczyć Państwa dane i ochronić je przed działaniami osób trzecich. Stosujemy wszelkie niezbędne zabezpieczenia serwerów, połączeń i Witryny w celu ochrony Państwa danych. Wszystkie połączenia związane rejestracją w Witrynie oraz wysyłaniem przez Państwa formularzy i ewentualnych danych rejestracji, są realizowane za pośrednictwem bezpiecznego szyfrowanego połączenia https.

Podjęte przez nas działania mogą okazać się jednak niewystarczające, jeżeli sami nie zachowają Państwo zasad bezpieczeństwa. W szczególności muszą Państwo zachować w poufności login i hasło do Witryny i nie udostępniać ich osobom trzecim. Proszę pamiętać, że serwis internetowy nie będzie zwracał się do Państwa o ich podanie, z wyjątkiem podania ich w trakcie logowania na Witrynie. W celu uniemożliwienia korzystania z Państwa konta osobom nieuprawnionym prosimy wylogować się po zakończeniu korzystania z Witryny.

Przysługuje Państwu prawo do żądania informacji o treści przechowywanych na Państwa temat danych, jak również prawo do żądania zmiany , zablokowania lub usunięcia danych, a także prawo do sprostowania błędów, uzupełnienia lub uaktualnienia Państwa danych. Macie Państwo również możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w celach marketingowych. Prosimy w tym celu o kontakt pod adresem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

Inne strony internetowe

W ramach Witryny mogą pojawiać się okresowo linki do innych stron internetowych. Takie strony internetowe działają niezależnie od Witryny i nie są w żaden sposób nadzorowane przez serwis internetowy PIG-PIB , za wyjątkiem stron w domenie pgi.gov.pl. Strony te mogą posiadać własne polityki dotyczące prywatności, z którymi zalecamy zapoznać się. serwis internetowy nie ponosi odpowiedzialności za zasady postępowania z danymi w ramach tych stron.

IV Pytania i zastrzeżenia

Pytania i zastrzeżenia dotyczące niniejszej Polityki prywatności prosimy przesłać na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.